Melhoria de processos nas empresas é uma das formas de materializar iniciativas de Business Process Management (BPM). Melhorar significa gerenciar, e é isso que esse conceito engloba, podendo ser aplicado em organizações funcionais ou orientadas a processos.
De acordo com as boas práticas voltadas à excelência na gestão, empresas em que processos são gerenciados isoladamente são consideradas funcionais. Já nas empresas orientadas a processos, a gestão dos setores é permanentemente voltada à integração entre departamentos. Empresas voltadas a processos são, portanto, mais eficazes em implementar melhorias.
O que se valoriza, nesse caso, é o regime de interdependência, em que prevalece a visão holística e estratégica. Deixa-se de considerar cada especialidade de forma isolada, para integrá-las aos objetivos da empresa como um todo.
Continue a leitura, vamos expor em cinco dicas como melhorar os processos em uma empresa, das atividades de apoio até às de alto escalão.
1. Mapeie os processos e construa fluxos de trabalho
Um departamento pode ter processos já definidos em sua rotina ou não contar com processo nenhum. Por exemplo, pode ser solicitado ao departamento financeiro um estudo que apresente soluções visando reduzir custos.
Se isso já tiver sido feito anteriormente, estão já existe um ponto de partida. Caso contrário, será necessário criar processos que orientem a entrada da tarefa até a sua saída.
Entre uma ponta e outra, o preenchimento é feito com o desenvolvimento de fluxos de trabalho. Nesses fluxos, é definido quem faz o que, prazos, funções e outras atribuições relacionadas.
2. Invista em tecnologia para diminuir processos manuais
A tecnologia torna tudo conectado e online. Para as empresas em geral, tudo passa a ser desenvolvido pensando em sua interface digital, de modo que pessoas e instituições possam se comunicar permanentemente.
Considerando a digitalização crescente de todas as atividades produtivas, não se pode mais dispensar a tecnologia como ferramenta de trabalho. Seria quase como preferir usar máquina de escrever, quando já existem computadores, tablets e incontáveis dispositivos móveis.
Sendo assim, a tecnologia é imprescindível para melhorar processos, principalmente pela utilização de softwares de gestão e do Software as a Service (SaaS), que em tradução livre significa software vendido como serviço.
3. Promova treinamentos constantes para a equipe de trabalho
A visão holística citada no início é fundamental para garantir a eficácia dos processos a serem melhorados, o que nem sempre é compreendido pelos colaboradores. Pessoas tendem a ser resistentes diante de novas rotinas, portanto, é necessária mobilização para que ações visando aumento na eficiência não tenham efeito inverso.
Essa mobilização só é possível se forem implementadas rotinas de treinamento. Em ambientes simulados, fica mais fácil compreender o que pode e deve mudar, facilitando a adaptação às mudanças nos processos.
Por exemplo, em empresas nas quais se trabalha com risco ocupacional, garantir o entendimento sobre possíveis novos métodos de prevenção de acidentes é fundamental. Por analogia, o exemplo pode ser replicado para diversas atividades.
4. Estabeleça metas de melhoria de processos nas empresas
Processos devem atender objetivos claramente definidos. Seria muito fácil modificá-los apenas por tornar a realização das tarefas mais ágil, mas mais importante que o aprimoramento em si são os objetivos a que ele se presta.
Portanto, antes de modificar um processo, é importante que ele seja orientado por metas e que essas metas sejam plenamente realizáveis para todos os membros envolvidos.
5. Monitore resultados e repita o ciclo de aperfeiçoamento
O aprendizado contínuo é necessário quando se trata de aprimorar processos. Seria pouco efetivo propor a mudança em um processo, se depois disso ele fosse abandonado. Nesse sentido, é importante fazer do aperfeiçoamento constante parte da cultura organizacional.
A melhoria de processos nas empresas depende da interligação entre interesses particulares com os da organização. Quando as pessoas trabalham orientadas dessa forma, os bons resultados serão uma consequência natural.
Durante todo o processo de gestão, você também deverá tomar algumas decisões estratégicas. Para descobrir as melhores soluções, entre em contato com a gente e se surpreenda! Nós estamos prontos para oferecer uma consultoria empresarial à altura do seu negócio.
