Como está a organização financeira da sua empresa? Você já parou um minuto no seu dia a dia para se fazer essa pergunta?
A organização financeira é um dos pontos mais importantes da empresa, ela é o primeiro pilar a ser construído para fazer o seu negócio decolar. Entretanto, muitos empresários atarefados em outras atividades deixam essa questão de lado, e o resultado é simplesmente desastroso.
Dificuldade financeira, Stress e até mesmo a inviabilidade do negócio podem ocorrer quando as finanças da empresa encontram-se desalinhadas. E pensando nisso, separamos neste artigo 7 passos para realizar a organização financeira da sua empresa.
Controle dos gastos, primeira medida para a organização financeira
O primeiro passo para melhorar as finanças do seu negócio é começar controlando todos os gastos. E para isso é fundamental contar com um bom sistema de gestão. O sistema deverá ser alimentado diariamente. Assim, você terá informações de todas as obrigações a pagar e a receber, mantendo o fluxo de caixa sempre atualizado.
Desde os grandes até os pequenos gastos deverão ser alimentados no sistema. Ter o controle de tudo é fundamental para você não desperdiçar dinheiro e nem deixar de contabilizar na empresa os pagamentos relacionados a atividade dela.
Sem esse primeiro controle não há como realizar os demais controles, pois se não forem lançados todos os gastos a análise do resultado do negócio acaba sendo distorcida.
Desse modo, é importante lançar todas as contas e pedir sempre as notas fiscais dos seus fornecedores em nome da sua empresa.
Separar os gastos da empresa dos gastos pessoais
O segundo passo e não menos importante é separar os gastos da empresa dos gastos pessoais. Para isso o ideal é determinar uma retirada fixa para os sócios, denominada de pró-labore.
Essa retirada será responsável por cobrir o orçamento familiar. E deverá ser condizente com o valor que o sócio ganharia caso ele trabalhasse como empregado para uma empresa de terceiro.
Também não adianta fazer a retirada do pró-labore maior do que o lucro real gerado pela empresa, pois, isso certamente a levará para o buraco em bem menos tempo do que você imagina.
Lembre-se, o que faz sua empresa crescer é o reinvestimento do lucro na atividade dela. Por isso, é importante separar os gastos da empresa dos gastos pessoais. Somente assim, será possível conhecer a lucratividade correta da empresa, avaliando sua viabilidade.
Separar e classificar os custos e as despesas da empresa, fundamental para a organização financeira
O terceiro passo é classificar e separar os custos e as despesas da empresa. Normalmente, eles são divididos em duas grandes categorias, sendo elas:
- Custo fixo;
- Custo Variável;
O custo fixo representa os gastos que você terá todo mês independente do seu volume de vendas. Nele podemos citar o aluguel, a folha de pagamento do pessoal administrativo, serviços de limpeza e vigilância , entre outros.
O importante para conseguir classificar uma conta como custo fixo é pensar: se minha venda fosse zero, eu teria esse gasto? Se a resposta for sim, normalmente essa é uma despesa fixa do seu negócio.
O custo variável é aquele que varia proporcionalmente de acordo com o nível de produção ou atividades na sua empresa.
Os principais custo variáveis são os impostos, comissões, mão de obra direta e frete. Todavia, cada empresa tem o que chamamos de “estrutura de custo do produto ou serviço”, por isso, o custo variável é bem peculiar de cada ramo de negócio.
Essa separação é importante porque irá te ajudar no processo de análise da margem de contribuição do serviço ou do produto, bem como entender a necessidade de receita para manter a empresa funcionando.
Elaborar um plano de contas financeiro
O quarto passo é elaborar um plano de contas financeiro. Ou seja, relacionar as categorias aplicáveis ao seu negócio, assim, cada gasto será lançado corretamente na classificação mais adequada. Exemplos de categorias: Água, Energia Elétrica, Aluguel, Custo com frete, Custo com mão de obra, etc.
Fazer um plano de contas financeiro é um importante instrumento para analisar evolução dos gastos, bem como identificar os que estão pesando mais na sua estrutura de custo, possibilitando cortes no item certo.
Implantar um sistema de gestão financeira
Após elaborar o plano de contas financeiro é preciso implantá-lo no sistema de gestão financeira e criar um método de trabalho de abastecimento da ferramenta diariamente. Com isso, serão gerados relatórios que irão colaborar para uma melhor visualização da real situação econômica da empresa.
Se você ainda não tem um sistema de gestão financeira, implementar um deve ser uma prioridade, pois sem essa ferramenta você não terá tempo e condições de organizar as finanças da sua empresa e deixá-la pronta para dar o próximo passo em direção ao crescimento.
Capacitar a Equipe, um passo fundamental para a organização financeira
Após a realização dos passos anteriores, é muito importante fazer um treinamento com a equipe que irá trabalhar no departamento financeiro da empresa. Pode ser uma única pessoa ou mais.
O importante, portanto, é que essa equipe tenha claro os conceitos de custo fixo e custo variável e também entenda a importância da fazer os lançamentos de forma recorrente, sabendo classificar e organizar as contas dentro do sistema de gestão financeira.
Integrar o financeiro e a contabilidade
Por fim, o último passo é integrar o sistema financeiro com a contabilidade. Esse passo é fundamental para gerar os relatórios contábeis onde você conseguirá visualizar o lucro da empresa, bem como o seu crescimento patrimonial.
Essa integração será responsável por gerar relatórios importantes para o negócio como o DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) e o Balanço Patrimonial. Esses relatórios irão mostrar qual foi o lucro líquido da empresa, a porcentagem de cada custo, bem como o crescimento ou decrescimento do seu patrimônio.
Os benefícios dessa integração vão muito além da obrigação legal que sua empresa tem em gerar esses informativos contábeis. É através deles, por exemplo, que você poderá entender se o seu negócio é um bom investimento, quanto é o valor de mercado da sua empresa e analisar o retorno sobre o capital investido.
A organização financeira do seu negócio depende de você
Como vimos, organizar as finanças da empresa é fundamental para alcançar o sucesso dentro de um mercado cada vez mais agressivo. Sendo assim, é essencial que essa organização não demore para começar.
Caso a sua empresa não possua uma estrutura para iniciar sozinha o processo, contratar uma empresa especializada é o melhor caminho. Desse modo, os consultores ajudarão na implantação e sistematização de todo o processo.
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